Vodia IOP - Kurzanleitung

Installation

Anschluss in LAN

Für die Installation im LAN benötigen Sie ein Ethernet-Kabel (RJ45) und eine Stromversorgung. Verbinden Sie zuerst das LAN-Kabel und danach die Stromversorgung. Die Stromversorgung erfolgt über ein Standard-USB-Kabel wie es von vielen Handy-Modellen verwendet wird.

 

Einloggen

Bevor Sie sich einloggen können, müssen Sie das Gerät im LAN finden. Dazu können Sie sich in Ihrem Router einloggen und nach der IP-Adresse der Vodia IOP suchen. Sie sollten auf jeden Fall die vergebene Adresse in dem Router reservieren, damit nach einem Neustart die Vodia IOP immer die gleiche Adresse zugewiesen bekommt. Dies ist wichtig, damit die verbunden Geräte die Vodia IOP z.B. nach einem Stromausfall wiederfinden können.
Öffnen Sie ein Fester in Ihrem Browser und loggen Sie sich mit dem Benutzernamen “admin” ohne Passwort ein.

 

Erste Schritte

Die Vodia IOP versucht nach einem Start automatisch, die richtigen Einstellungen für Sprache, Zeitzone und andere Einstellung die die Region betreffen einzustellen. Einige wichtige Einstellungen müssen Sie jedoch selber setzen.

  • Setzen Sie als erstes ein Passwort für den Administrator und stellen Sie sicher dass Sie dieses Passwort wiederfinden. Das Passwort können Sie unter Einstellungen → Sicherheit → Übersicht einstellen.
  • Geben Sie dem System einen Namen. Dies können Sie unter Einstellungen → Übersicht → System vornehmen. Dieser Name wird an verschieden Stellen verwendet um das System zu identifizieren.
  • Das System vergibt automatisch den Namen “localhost” als Name für Ihre Domäne. Dies können Sie grundsätzlich so lassen es sei denn Sie haben einen DNS Namen den Sie der Domäne zuweisen wollen.
  • Wir empfehlen auf der gleichen Seite die automatischen Zuweisung einer öffentlichen Adresse zu erlauben (z.B. xxyy.vodia.cloud). Damit können Sie sich von überall aus auf der Anlage einloggen; vor allem wird es dadurch möglich dass Sie die Vodia Apps verwenden können ohne ein eigenes Sicherheits-Zertifikat installieren zu müssen.
  • Überprüfen Sie unter System-Wartung → Software-Update ob es eine neuere Software Version für Ihre Vodia IOP gibt. Falls ja, können Sie dieses Update einfach vom Web-Interface aus laden. Nachdem das Update geladen wurde, ist es notwendig die Telefonanlage neu zu starten. Ein Neustart der gesamten Vodia IOP ist nicht erforderlich. Gehen Sie dazu zu System-Wartung → Neustart und wählen Sie “bei nächster Gelegenheit neu starten” und “nur PBX” aus und klicken Sie dann auf “Speichern”. Nach einigen Sekunden wird die Anlage neu gestartet. Loggen Sie sich erneut ein und fahren Sie weiter mit der Installation fort.
  • Damit die Vodia IOP Emails verschicken kann, müssen Sie entweder dem Versand durch Vodia zustimmen oder Ihre SMTP Daten unter Einstellungen → Email → Einstellungen eintragen. Die Vorgehensweise entspricht weitgehend den Einstellungen wie sie z.B. bei Drucker/Scanner verwendet wird die Emails verschicken.

Nebenstellen über VoIP-Telefon

Die Vodia IOP unterstützt die automatische Provisionierung der gängigen VoIP-Telefone im LAN. Für die Installation können Sie die folgenden Schritte verwenden:

  • Wechseln Sie in die Domäne. Dazu können Sie im Webinterface die Abkürzung (Name der Domäne unter dem Eintrag “Domänen”) nehmen oder explizit auf die Seite gehen Domänen → Liste anzeigen und von dort aus durch klicken auf den Namen in die Domäne wechseln.
  • In der Domäne sollten Sie ein Passwort vergeben welches für den Zugriff auf die VoIP-Telefone benötigt wird. Dies können Sie unter Einstellungen → Allgemeines im Bereich “Automatische Konfiguration von Endgeräten” setzen. Einige Geräte benötigen neben dem Passwort zusätzlich auch noch ein PIN. Falls Sie dieses Passwort nicht einstellen wird die Anlage ein zufälliges Passwort generieren.
  • Klicken Sie auf Konten → Nebenstellen und dort auf “Hinzufügen”. Geben Sie die Nummer ein die Sie der neuen Nebenstelle zuweisen wollen und den Namen des Mitarbeiters. Nebenstellen haben normalerweise zwei oder drei Stellen, z.B. 40 oder 400. Wir empfehlen als erste Stelle 4, 5 oder 6 zu nehmen um spätere Überlappungen z.B. mit Notrufnummern oder anderen Konten zu vermeiden. Sie sollten eine PIN für die Nebenstelle setzen. Sie brauchen jedoch kein Passwort zu setzen. Wenn möglich, geben Sie die Email-Adresse des Benutzer ein damit der Benutzer Benachrichtigungen empfangen kann.
  • Installieren Sie das Telefon im LAN. Wichtig ist dass das Telefon noch kein neues Passwort gesetzt hat, da die Vodia IOP über das Standardpasswort versuchen wird, alle nötigen Einstellungen vorzunehmen. Falls das Telefon bereits vorher verwendet wurde, empfehlen wir das Zurücksetzen auf Auslieferungszustand (“Factory Reset”).
  • Nachdem das Konto für den Mitarbeiter angelegt wurde, klicken Sie auf den Mitarbeiter und wechseln Sie auf “Provisionieren”. Auf dieser Seite finden Sie unter dem Eintrag “an folgende MAC-Adresse binden” auf der rechten Seite einen “+” Knopf. Wenn Sie diesen Knopf drücken erscheint das VoIP-Telefon im Dialog. Klicken Sie auf den Haken und schließen Sie den Dialog. Es kann je nach VoIP-Hersteller und -Modell einige Augenblicke dauern bevor das Telefon die Konfiguration erhält.
  • Rufen Sie als erstes die neue Nebenstelle vom Telefon aus an. Je nach Modell können Sie auch auf die Mailbox-Taste drücken. Dies ruft die Mailbox auf, die den Mitarbeiter auffordert, die Grundeinstellungen für die Nebenstelle einzugeben bzw. Aufzunehmen.
  • Wenn das Telefon Tasten hat die belegt werden können, können Sie diese unter dem Menüpunkt “Tasten” einstellen. Bei vielen Modellen können Sie die Tasten zwar auch lokal auf dem Telefon durch langes Gedrückthalten der Taste belegen; wir empfehlen jedoch dies vom Web-Interface aus zu machen. Sie können neben der Kurzwahltasten-Funktion viele weitere Funktionen einstellen um die Aktivitäten in der Telefonanlage auf der Taste sichtbar zu machen. Die Anlage wird das Telefon automatisch neu provisionieren; in der Regel sind diese Änderungen innerhalb von wenigen Sekunden auf dem Telefon sichtbar.

Falls Ihr Modell nicht automatisch erkannt wurde, können Sie das Telefon auch manuell mit der Vodia IOP verbinden. Insbesondere für einige DECT-Geräte mit mehreren Mobilteilen mag dies erforderlich sein. Dafür ist erforderlich dass Sie das SIP-Passwort für die Nebenstelle setzen.

Nebenstellen über App

Wenn Sie keine VoIP-Telefone für einzelne oder auch alle Mitarbeiter verwenden wollen, können Sie auf den Mobiltelefonen der Mitarbeiter die Vodia App installieren. Dafür ist es erforderlich dass auf der Vodia IOP ein gültiges Sicherheitszertifikat (HTTPS) installiert ist—auch wenn das Handy nur im LAN verwendet wird. Dies liegt daran, dass Mobiltelefone eine sichere Verbindung nur dann erlauben wenn ein gültiges Zertifikate vorhanden ist.

Hier sind die Schritte um eine Nebenstelle mit dem Handy zu verbinden:

  • Legen Sie die Nebenstelle wie bei VoIP-Telefonen an (siehe oben).
  • Nachdem das Konto für den Mitarbeiter angelegt wurde, klicken Sie auf den Mitarbeiter und wechseln Sie auf “Provisionieren”. Dort finden Sie einen Knopf “QR Code” über den Sie einen Barcode für diese Nebenstelle generieren können.
  • Installieren Sie auf dem Mobiltelefon die Vodia App. Nach dem Start scannen Sie den Code; danach erscheinen die Nebenstellen der Domäne auf dem Mobiltelefon.
  • Rufen Sie als erstes die neue Nebenstelle vom Handy aus an. Dies ruft die Mailbox auf, die den Mitarbeiter auffordert, die Grundeinstellungen für die Nebenstelle einzugeben bzw. Aufzunehmen.

Wiederholen Sie die Schritte für jede Nebenstelle der Firma für die Sie die App verwenden wollen. 

Verbinden mit dem Festnetz

Für die Terminierung von Gesprächen mit dem Festnetz benötigen Sie einen SIP Anbieter, einen Router der SIP Nebenstellen verbinden kann oder ein lokales PSTN Gateway. Wir zeigen wie man die Vodia IOP mit dem Festnetz verbinden kann am Beispiel von EasyBell und wie man einen Router verbinden kann mit einer AVM FritzBox.

SIP Anbieter

Um eine Verbindung mit dem Betreiber einzurichten, stellen Sie sicher dass Sie in den Domänen-Modus im Webinterface der Telefonanlage sind. Drücken Sie auf der Seite Leitungen → VoIP Provider auf “Hinzufügen” und wählen Sie als Betreiber “easybell” aus.

Geben Sie dort den Benutzernamen und das Passwort ein welches Sie von easybell erhalten haben. Falls Sie Telefonnummern erhalten haben die Sie der Leitung zuweisen möchten können Sie dies in diesem Dialog tun. Die Nummern müssen durch Leerzeichen getrennt werden; Nummernblöcke können durch einen Bindestrich getrennt eingegeben werden (achten Sie in diesem Fall darauf dass der Bindestrich nicht durch Leerzeichen verziert wird). Nachdem Sie auf “Anlegen” drücken, erscheint der Betreiber in der Liste der verfügbaren Betreiber. Nach einigen Sekunden sollte dort als Status “200 Ok” erscheinen.

Andere Betreiber werden ähnlich eingerichtet. In der Regel werden nur der Benutzername und das Passwort benötigt. 

Ausgehende Gespräche

Stellen Sie sicher dass unter Leitungen → Rufschema der Eintrag eine Zeile für die neue SIP-Leitung enthält und dass das Rufschema der Domäne unter Einstellungen → Allgemeines der Domäne zugewiesen wurde. Dies sollte automatisch geschehen wenn die erste Leitung zugewiesen wurde.

Starten Sie einen Anruf zu einer Nummer, z.B. zu Ihrem Mobiltelefon. Sie sollten das Gespräch in der Anrufliste unter Status → Anrufliste sehen. 

Eingehende Gespräche

Damit eingehende Gespräche der richtigen Nebenstelle zugewiesen werden muss die Leitung entsprechend eingestellt werden. Die einfachste Möglichkeit ist es, alle ankommenden Gespräche einer Nebenstelle zuzuweisen.

Gehen Sie dazu in der Domäne auf Leitungen → VoIP Provider und klicken Sie auf die Leitung die Sie zuweisen möchten. Unter “Routing und Umleitung” wählen Sie bei “Ziel Konto” die Option “alle Gespräche an ein bestimmtes Konto schicken” und darunter die Nebenstelle aus. Speichern Sie die Änderung und rufen Sie die Nummer an, die Ihr Anbieter Ihnen zugewiesen hat. 

Router

Mehr und mehr Router bieten neben der reinen Router-Funktion inzwischen auch die Terminierung über VoIP an. Wenn Ihr Router automatisch konfiguriert wird, ersparen Sie sich in der Regel die komplizierte Konfiguration der SIP Leitung und können statt dessen die Gespräche durch den Router leiten. Wir zeigen am Beispiel der FritzBox wie Sie das mit der Vodia IOP machen können.

Legen Sie dazu wie bei dem Beispiel für den SIP Anbieter eine neue Leitung an. Sie können als Anbieter “AVM FritzBox” oder ggf. einen anderen Hersteller wählen. Aus der Sicht des Routers handelt es sich bei der Leitung um ein VoIP-Telefon. Aus der Sicht der Vodia IOP handelt es sich um einen SIP Anbieter.

Wie bei der normalen SIP-Leitung können Sie bestimmen welche Leitung für ausgehende Gespräche verwendet wird und auf welches Konto eingehende Gespräche geleitet werden. 
Die Standard-Lizenz erlaubt das Anlegen von nur einer SIP-Leitung. Falls Sie mehrere Leitungen und weitere Leistungsmerkmale benötigen kontaktieren Sie Ihren Händler. 

Weitere Schritte

Rufgruppen

Eine grundlegende Funktion von Telefonanlagen ist die automatische Verteilung von eingehenden Anrufen auf mehrere Mitarbeiter. Die Vodia IOP Rufgruppe ist eine einfache Möglichkeit, diese Aufgabe zu übernehmen.

  • Legen Sie eine Rufgruppe an und weisen Sie die Nebenstellen die eingehenden Gespräche erhalten sollen zu. Dazu können Sie bis zu drei Eskalationsstufen definieren.
  • Wenn Sie als letzte Stufe das Gespräch auf eine Mailbox senden wollen, geben Sie als Ziel die 8 + die Nummer der Nebenstelle ein (z.B. 840 für die Mailbox der Nebenstelle 40).
  • Für programmiere Rufumleitungen können Sie einen Ein-/Aus-Schalter (z.B. “Abwesenheitszeiten”) definieren und diesen in der Rufgruppe für die Rufumleitung verwenden.

Konferenzen

Sie können über die Vodia IOP Gespräche mit mehreren Teilnehmern durchführen. Legen Sie dazu einen Konferenzraum an. Wenn Sie als Modus “spontan” wählen, kann jeder der sich in die Konferenz einwählt die anderen Parteien hören und Gesprächsdaten einmischen. Sie können den Zugang zu der Konferenz mit einer PIN schützen und externe Teilnehmer in die Konferenz transferieren nachdem Sie die PIN eingegeben haben (so dass diese Teilnehmer den Code nicht kennen müssen).

Über das Webinterface und die Vodia App (diese Funktion ist derzeit nur verfügbar für Android) auch Konferenzen planen und Teilnehmer einladen. 

ACD

Eine weitere populäre Funktion von modernen Telefonanlage ist das automatische Verteilen von Anrufen über eine Gruppe von Agenten. Diese Funktion ist nicht in der Standard-Lizenz enthalten, kann aber über eine entsprechende Lizenz freigeschaltet werden.

Über die ACD können Sie eingehende Anrufe nacheinander auf einen oder mehrere Agenten verteilen. Falls kein Agent verfügbar ist, werden die Anrufer gehalten bis ein Agent frei wird. Dabei können Sie Anrufer mit Wartemusik unterhalten, können aber auch Nachrichten abspielen, die vom System generiert werden (z.B. voraussichtliche Wartezeit, Informationen über automatisches Aufzeichnen von Gesprächen) oder von Ihnen aufgenommen wurden. Wenn Sie mögen, kann das System den Anrufern einen Rückruf anbieten oder in Stoßzeiten zusätzliche Agenten mit in die Gruppe aufnehmen. 

Das System legt Statistiken an die Auskunft über Wartezeiten, Gesprächsdauer und andere wichtige Kenngrößen die in großen Call-Center verwendet werden. Diese können täglich, wöchentlich oder monatlich an bestimmte Adressen verschickt werden. 

Die Agenten müssen nicht im Büro sitzen. Es ist möglich, Gespräche auch auf dem Handy über die Vodia App oder als normales Gespräch zu vermitteln oder die Gespräche auf eine Festnetznummer zu schicken. 

Weitere Dokumentation

Die Vodia PBX ist über viele Jahre gereift — dabei wurden unzählige Funktionen eingebaut. Trotz des kleinen Formfaktors sind diese Funktionen auch auf der Vodia IOP verfügbar. Besuchen Sie die Vodia Webseite für weitere Informationen oder informieren Sie sich online und offline über Veranstaltungen die sich mit dem Thema Vodia PBX befassen.