Dialoge

Mailbox

Die Sprach-Mailbox gehört ebenfalls zum Kern einer modernen Telefonanlage. Die Mailbox kann verschiedene Ansagen abspielen, inklusive der Möglichkeit den Namen der Nebenstelle mit einzubeziehen. Wenn eine neue Nachricht eingegangen ist, verschickt die Anlage Nachrichten an registrierte VoIP Telefone, Emails oder SMS Nachrichten um den Benutzer auf die neue Nachricht aufmerksam zu machen. Wenn die Nachricht nicht innerhalb eine bestimmten Zeit abgehört wurde, kann die Anlage den Benutzer anrufen; falls auch danach die Nachricht noch nicht angehört wurde, kann die Anlage die Nachricht auch an andere Nebenstellen eskalieren. Nachrichten können mit anderen Benutzern geteilt werden, kommentiert und weitergeleitet werden. Die Vodia PBX unterstützt die Google Sprach API und kann damit Sprachnachrichten in Text umwandeln und z.B. in der Email als Vorschau einbinden.

Automatische Vermittlung

Damit eingehende Anrufe an die richtige Stelle weitervermittelt werden gibt es die automatische Vermittlung. Es kann eine individuelle Begrüßung in das System hochgeladen werden und hat eine Reihe von bereits vordefinierten Ansagen. Anrufer können anhand des Names einer Nebenstelle die richtige Durchwahl ermitteln. Die Vermittlung kann anhängig von der Tageszeit erfolgen, was durch das Web-Interface oder auch per Telefon geschehen kann.

Audio Konferenzen

Für einfache Konferenzen bietet die Anlage Konferenzräume an. Konferenzen können spontan aufgesetzt werden, wobei die Konferenz über PIN-Codes geschützt werden kann. Konferenzen können auch geplant werden, wobei die Anlage an die Teilnehmer Email-Einladungen mit ICS-Anhängen verschickt. Dabei ist es auch möglich, die Teilnehmer anzurufen. Es ist auch möglich, Konferenzen durch Anrufen einer bestimmten Nummer aufzusetzen und die Teilnehmer dann anzurufen. Dies ist hilfreich für Kriesen-Nummern, bei der ein bestimmter Kreis unverzüglich in eine Konferenz gebracht werden muss. Audio-Konferenzen können aufgezeichnet werden.

Rufgruppen

Bei Gruppen mit relativ geringem Anrufvolumen bietet sich die Rufgruppe an. Eingehende Anrufe werden überlappend abgearbeitet. Die Anlage unterstützt bis zu drei Eskalation-Stufen. Es gibt eine Reihe von Einstellungen z.B. für die Ruf-Melodie und die Wartemusik.Rufgruppen können nicht nur Nebenstellen anrufen, sondern auch Mobiltelefone und auch normale Telefonnummern. Anrufe können aufgezeichnet werden und wie bei der automatischen Vermittlung können eingehende Anrufe je nach der Tageszeit umgeleitet werden. An Ende des Tages können Emails verschickt werden mit den Anrufen des Tages.

Agenten Gruppen

Agenten Gruppen sind am besten geeignet für Gruppen mit hohem Anrufvolumen. Anrufe werden sequentiell verarbeitet; bis ein Anrufer an der Reihe ist wird der Anruf gehalten. Während dieser Zeit spielt die Anlage Wartemusik ab, die mit aufgenommenen Ansagen gemischt werden kann. Am Anfang können verschiedene Ansagen gemacht werden, z.B. die geschätzte Wartezeit, die Anzahl der Anrufer die derzeit wartet oder dass der Anruf aufgezeichnet wird. Agenten können die Gespräche über VoIP-Telefone, über den Web-Browser, die Vodia App oder über Mobiltelefone abarbeiten. Agenten-Gruppen können mehrere Identitäten verwalten und dem Agenten zu Beginn des Gespräches den Namen der Identität zuflüstern. Dies ist in virtuellen Büros hilfreich. Es gibt verschiedene Algorithmen für die Verteilung von Anrufen. Es gibt umfangreiche Möglichkeiten Statistiken für die Gruppe zu erzeugen. Anrufer können automatisch zum Domänen-Adressbuch hinzugefügt werden, so dass sie beim nächsten Anruf an den gleichen Agenten vermittelt werden falls dieser verfügbar ist.

Telefon-Kampagnen

Agenten-Gruppen können nicht nur eingehende Gespräche annehmen, sondern auch ausgehende Anrufe aufbauen. Dazu kann über das Web-Interface in jede Agenten-Gruppe eine Liste von Nummern hochgeladen werden, die die Anlage anrufen soll. Je nach Modus kann die Anlage zuerst den Agenten oder den Listen-Eintrag anrufen und bei Zustandekommen des Gespräches miteinander verbinden.

Durchsagen

Durchsagen ermöglichen eine schnelle und einfache Kommunikation. Beispielsweise können Kunden in einem Geschäft aufgerufen werden oder in einem Büro Mittagspausen angekündigt werden. Die Anlage unterstützt Durchsagen die direkt ein ein oder mehrere Geräte geschickt werden und Durchsagen, die an eine Multicast-Adressen gesendet werden. Durchsagen können live abgespielt, aufgenommen (um Echo zu vermeiden) oder hochgeladen werden. Es ist möglich nach einer Durchsage eine Email als Quittung zu verschicken.